Электронный документооборот

В целях повышения эффективности работы с поставщиками и взаимного снижения издержек ООО «АГАВА» переходит на внедрение электронного документооборота (ЭДО).

Наша цель - внедрение «ЭДО формализованными документами», т.е. получать от наших поставщиков формализованные документы УПД, которые являются достоверными для Федеральной Налоговой Службы.

Мы рекомендуем нашим партнерам при интеграции с операторами ЭДО обращать внимание на это.

ЭДО (сокр. электронный документооборот) – это общее понятие, которое включает в себя любой вид передачи, движение документов не в бумажном виде, как внутри одной организации, так и между организациями и физ.лицами. 

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) это часть ЭДО и больше нацелено на передачу документов между организациями, например таких документов как заказы, счета на оплату, договора, письма и т.п.

Электронные документы бывают формализованными и не формализованными.
К формализованным относятся документы, формат которых соответствуют каким-либо нормам, стандартам, законам, в частности и что важно для нас - нормам налогового законодательства РФ. 
Для оформления поставки применяется документ УПД. Формат электронного УПД регламентируется Приказом ФНС РФ от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@
Для корректировки УПД применяется УКД - см. Приказ ФНС РФ от 12 октября 2020 г. N ЕД-7-26/736@

Технические условия для обмена формализованными документами с ООО «АГАВА»:

1. ООО «АГАВА» на данный момент работает с оператором ЭДО "СКБ "Контур".
Наш идентификатор участника ЭДО (GUID): 2BM-1660067356-166001001-201412151014172534192

При подключении к сервисам СКБ "Контур", мы рекомендуем использовать сервис "Контур.Диадок", позволяющий обмениваться юридически-значимыми документами.
Консультацию по подключению к оператору "СКБ "Контур" предоставляет Сергей Кудряшов, Менеджер по работе с ключевыми клиентами АО "ПФ "СКБ Контур" Тел. (343) 378 78 01 вн. 72227, [email protected]

Тем не менее Вы можете отправлять документы через своего оператора ЭДО, при условии, что он имеет или способен настроить роуминг с оператором ЭДО "СКБ "Контур"

Подключение к другим операторам не исключает необходимости соблюдение условий, указанных ниже.

2. ООО «АГАВА» принимает только формализованные ФНС документы "УПД" и "УКД".

3. Регламент обмена осуществляется на основании Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н.

4. Для осуществления процесса обмена документами ЭДО, в первую очередь необходимо заключение дополнительного соглашения по ЭДО к договору поставки.
5. В нашей автоматизированной системе идентификация товаров производиться только по шрих-коду, поэтому каждая позиция товара, во всех документах помимо обязательных значений, должна содержать цифровое значение штрих-кода товара в дополнительном информационном поле табличной части документа ЭДО в соответствии с формализованным ФНС форматом.
Также обязательно должны быть заполнены коды ОКЕИ, наименования единиц измерения в соответствии с ОКЕИ у каждой позиции табличной части документов ЭДО по формату формализованных документов ФНС.
6. В нашей автоматизированной системе распределение документов ЭДО по филиалам сети осуществляется на основании GLN, указанного в документе. Поэтому каждый документ ЭДО, помимо обязательных значений, должен содержать GLN магазина-грузополучателя в дополнительном информационном поле в соответствии с формализованным ФНС форматом. (Список GLN номеров указан ниже)
7. Отправка документов по ЭДО должна быть осуществлена в день отгрузки товаров.
8. При первоначальной настройке обмена напишите на адрес [email protected] о начале обмена, указав название и ИНН вашей организации.

9. Внедрение ЭДО позволяет отказаться от бумажных носителей, но не всегда процесс внедрения происходит гладко, поэтому в нашей системе мы делим поставщиков на три типа – 1,2,3, где:
тип 1 – обмен налажен, стороны отказались от бумажных документов. В данном случае поставщик понимает ответственность, что в случае задержки в отправке или ошибок документов ЭДО, мы не сможем принять товар, пока документ ЭДО не будет подписан с нашей стороны
тип 2 – обмен налажен, но еще возможны ошибки, бумажные документы не обязательны, но для приемки товара документ ЭДО также необходим, он может быть подписан либо отказан в подписи. В случае отказа в подписи приемка товара осуществляется по бумажным документам.
тип 3 – обмен в процессе отладки, бумажные документы обязательны. Приемка товара осуществляется по бумажным документам, обработка документов ЭДО носит рекомендательный характер.
Поэтому мы просим наших партнеров сообщать о выборе типа обмена на адрес [email protected]

Список магазинов торговой сети "Мегастрой" с указанием GLN(Global Location Number) - глобальный номер места нахождения организации, - цифровое значение адреса.

Для разработчиков, осуществляющих интеграцию с сервисами обмена документами:

1.Требования к документу ЭДО УПД:

1) В дополнительном текстовом поле документа ЭДО должен быть указан GLN магазина «Мегастрой». Идентификатор поля должен быть "GLN" или "грузополучатель", см.пример:
<ИнфПолФХЖ1>
  <ТекстИнф Идентиф="грузополучатель" Значен="4604985999975" />
  </ИнфПолФХЖ1>
</СвСчФакт>
2) В дополнительном текстовом поле табличной части документа ЭДО должны быть указаны штрихкоды товаров в формате EAN-13 или EAN-8. Идентификатор поля должен быть "штрихкод", см.пример:
<ТаблСчФакт>
     <СведТов НалСт="X" НомСтр="1" X" ОКЕИ_Тов="X" КолТов="X" ЦенаТов="X" СтТовБезНДС="X" СтТовУчНал="X">
     <Акциз>
        <БезАкциз>X</БезАкциз>
    </Акциз>
    <СумНал>
        <СумНДС>X</СумНДС>
    </СумНал>
    <ИнфПолФХЖ2 Значен="4610001691112" Идентиф="штрихкод"/>
</СведТов>  
3) Тип документа (тег "функция" в xml-файле) должен быть СЧФДОП.

2.Требования к документу ЭДО УКД:

1) Указать корректные номер и дату документа-основания.
Путь в xml-файле: Документ - СчФ - НомерСчФ и ДатаСчФ
Если в номере документа-основания есть буквенный префикс или лидирующие нули, то и в УКД номер документа-основания должен быть указан точно таким же: с тем же буквенным префиксом и лидирующими нулями.
2) Указать номер той строки из документа-основания, по которой выполняется корректировка:
Путь в xml-файле: Документ - ТаблКСчФ - СведТов - ПорНомТовВСЧФ
Если поле ПорНомТовВСЧФ не заполнено, то необходимо указать штрихкод товара в дополнительном текстовом поле так же, как в УПД (см. выше пример заполнения штрихкода для УПД).
3) Тип документа (тег "функция" в xml-файле) должен быть КСЧФДИС.

Для повторного УКД предпочтительным вариантом является УКД на предыдущий УКД, а не УКД на первоначальный УПД.
Однако просим обратить внимание, что в УКД номер строки из документа-основания - это всегда номер строки из первоначального УПД.

Для маркированной продукции.

Для продукции, подлежащей обязательной маркировке, необходимо отправлять коды маркировки в электронном виде в составе документа УПД через ЭДО.
Полный путь в файле: Документ - ТаблСчФакт - СведТов - ДопСведТов - НомСредИдентТов - КИЗ
Пример:

<ТаблСчФакт>
  <СведТов НомСтр="1" НаимТов="Полотенце махровое СКАЗКА 002 30х50" КолТов="2" ЦенаТов="59.17" СтТовБезНДС="118.34" СтТовУчНал="142.01" НалСт="20%" ОКЕИ_Тов="796">
    <ДопСведТов КодТов="385470" НаимЕдИзм="шт" КрНаимСтрПр="УЗБЕКИСТАН">
       <НомСредИдентТов>
           <КИЗ>0102900017834774216evKTASts%337</КИЗ>
           <КИЗ>010290001783477421qT!qn6NrlKbKc</КИЗ>
        </НомСредИдентТов>
     </ДопСведТов>
     <ИнфПолФХЖ2 Идентиф="штрихкод" Значен="4690690169406"/>
  </СведТов>
</ТаблСчФакт>

Обратите внимание, что оператор ЭДО взымает дополнительную плату за передачу УПД, содержащего коды маркировки, в "Честный Знак".
Поэтому свяжитесь с Вашим менеджером у оператора ЭДО и выясните, оплачена ли у Вас услуга передачи кодов маркировки в составе УПД от оператора ЭДО в Честный знак.